Document Handling System für NATO

Der Kunde

Standardisierung und Datenaustausch sind für die NATO der Schlüssel zu mehr Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit. Dabei hat die Bündnisorganisation häufig Vorreiterfunktion für ihre Mitgliedsstaaten. Gemeinsam mit Logica setzt man im Doku-mentmanagement neue Standards für den Know-how-Transfer. Als „Core Service“ realisiert das neue System von Logica einen Teil der langfristigen IT-Strategie der NATO. So werden im Sinne einer service-orientierten Architektur (SOA) z. B. die Führungsinformationssysteme das System zur Dokumentenablage nutzen.

Die Herausforderung

Hochkomplexe Organisationsstrukturen, strenge Sicherheitsanforderungen und häufige Personalwechsel erschweren den Informations- und Wissensaustausch innerhalb der Organisation. Mitarbeiter werden im Allgemeinen für drei Jahren von den jeweiligen Mitgliedsländern entsandt. Ihre Daten liegen zumeist auf lokalen Fileservern.
Damit sich NATO-weit Dokumente verlässlich und mit wenig Aufwand – entsprechend der internen Richtlinien – verwerten lassen, erstellt Logica das standortübergreifende „Document Handling System“ (DHS).

Unsere Expertise

Logica konzipiert, entwickelt und plant das Gesamtsystem. Der internationale IT-Berater und Serviceanbieter leistet zudem den NATO-weiten Roll-out inklusive Support und Schulung der Mitarbeiter.
Ein internationales Team von rund 20 Spezialisten steht zur Verfügung, um das Projekt und damit die IT-Investition der NATO zum Erfolg zu führen. Logica-Partner ergänzen das Know-how: HP sorgt für Hardwarekonfiguration und -installation, Microsoft unterstützt bei der Architekturentwicklung und das Logica-Tochterunternehmen Integrata Training konzipiert alle Schulungsmaßnahmen einschließlich Computer Based Training und setzt diese um. Aufgrund ihrer Erfahrung mit Großprojekten und im Dokumentenmanagement kennen die Logica-Experten die wesentlichen Erfolgsfaktoren für DHS. Sie legen deshalb besonderen Wert auf die Qualität bei der Planung und Durchführung des Projekts sowie auf eine hohe Anwenderakzeptanz.

Unsere Lösung

DHS ist eines der ersten standortübergreifenden IT-Systeme der NATO. Das bedeutet: An 23 Standorten in Europa, der Türkei und den USA arbeiten über 25.000 zivile und militärische Mitarbeiter im geschlossenen NATO Secret-Netzwerk mit der Logica-Lösung.

Konzeption und Entwicklung: In engmaschigen Kommunikations- und Koordinationsprozessen werden organisationsweit einheitliche Workflows für das Dokumentenmanagement und die Anforderungen an Funktionalität und Leistungsfähigkeit festgelegt. So werden zum Beispiel Prozesse bei Freigabe- und Mitzeichnungsverfahren der NATO perfekt unterstützt. Das Berechtigungsverfahren ist streng. Nicht einmal in der Liste der Suchergebnisse werden Dokumente mit höherer Sicherheitsklassifizierung angezeigt. Die Suche funktioniert mit Metadaten und Volltext. Die vollständige Microsoft Office-Integration erleichtert die Weiterverarbeitung der Dokumente.

Implementierung: Durch umfassende Site Surveys bereitet Logica den Roll-out an jedem Standort sorgfältig vor. Anschließend wird im Rahmen des „Tailoring“ ein Installationspaket erstellt, das z. B. bei Organisationsstruktur und Berechtigungskonzept an die Gegebenheiten des Standorts angepasst ist. Dieses Paket wird vor jedem Roll-out von Logica in einem Pre-Implementation Test geprüft.

Datenmigration: Im Rahmen des so genannten „Back Publishing“ werden die zu migrierenden Dokumente klassifiziert und mit den nötigen Metadaten versehen. Der „Back Publishing Expert“ der Logica unterstützt das Personal der NATO bei der Dokumentenmigration und führt vor Ort den Upload tausender Dokumente durch.

Schulung: Parallel zum Roll-out werden die IT-Verantwortlichen, Poweruser (Functional Admins) und Anwender an jedem Standort intensiv geschult. Später steht eine Computer Based Training-Anwendung zur Verfügung. Während der gesamten Roll-out-Phase unterstützt Logica die NATO-Anwender und -Administratoren zudem mit einem eigens für das Projekt eingerichteten Helpdesk.

Produktivphase: Schon beim ersten Zugriff auf das System finden die Anwender ihre Dokumente in automatisch erstellten Dokumentenbibliotheken wieder und können sofort produktiv arbeiten. Alle Metainformationen werden so weit wie möglich automatisch im Dokument ausgefüllt.

Technischer Hintergrund

DHS bei der NATO basiert auf dem Microsoft Office Sharepoint Server 2007. Die Lösung besteht pro Standort aus zwei Front-End & Search Servern, einem Index Server und zwei SQL Server Clusterknoten. Alle Server laufen unter Windows Server 2003 und sind an das Gigabit-Netzwerk und das Storage Area Network (SAN) des Standortes angeschlossen. Dies ermöglicht die hohe Verfügbarkeit und Performance des Gesamtsystems und bietet eine solide Plattform für zukünftige Erweiterungen.

Wesentliche Vorteile

  • Standortübergreifende Dokumentenverfügbarkeit
  • Hohe Anwenderakzeptanz
  • Sicheres Berechtigungssystem
  • Teilautomatisierte Datenmigration
  • Vollständige Integration in Microsoft Office
  • Offene Architektur
  • Internationaler Wissens- und Know-how-Transfer